Personāla atlases privātuma politika Nr.KP-03
1. Kādēļ izstrādāta šī privātuma politika?
Šī privātuma politika (turpmāk – Privātuma politika) ir paredzēta, lai amata pretendentiem (jeb kandidātiem), kā arī citām personām, kuru dati var nonākt mūsu rīcībā saistībā ar personāla atlasi, sniegtu pilnvērtīgu informāciju par mūsu veikto personas datu apstrādi personāla atlases procesa ietvaros.
Nodrošinot godprātīgu, likumīgu un pārredzamu personas datu apstrādi, šajā Privātuma politikā mēs sniedzam informāciju par to kādus personas datus, kādiem nolūkiem, uz kāda tiesiskā pamata un cik ilgi apstrādājam, kā sazināties ar mums un mūsu personas datu aizsardzības speciālistu, kādas ir personu tiesības datu aizsardzības jomā un kā tās iespējams izmantot, kā arī nodrošinām citu informāciju, ko mums ir pienākums sniegt saskaņā ar Vispārīgo datu aizsardzības regulu (turpmāk – Regula).
2. Kas apstrādā Jūsu personas datus?
Sava veiktā personāla atlases procesa ietvaros Jūsu personas datus apstrādā SIA “BITE Latvija” (turpmāk – BITE vai Mēs). BITE kā personas datu apstrādes pārzinis nosaka datu apstrādes nolūkus un līdzekļus, atbild par Jūsu personas datu aizsardzības prasību ievērošanu un veic nepieciešamos pasākumus, lai nodrošinātu, ka apstrāde notiek saskaņā ar Regulu un citu piemērojamo tiesību aktu prasībām.
3. Kā sazināties ar BITE?
Jūs varat ar Mums sazināties, izmantojot šādu kontaktinformāciju:
SIA “BITE Latvija”,
Reģ.Nr.40003742426,
Juridiskā adrese: Uriekstes iela 2A-24, Rīga, LV-1005,
Tālrunis: 1601, e-pasts: info@bite.lv
4. Kā iespējams sazināties ar BITE personas datu aizsardzības speciālistu?
Ar BITE personas datu aizsardzības speciālistu jautājumos, kas saistīti ar personas datu apstrādi un datu subjekta tiesību izmantošanu, iespējams sazināties, izmantojot šādu kontaktinformāciju:
- pa e-pastu: privacy@bite.lv (nosūtot iesniegumu, ieteicams parakstīt to ar drošu elektronisko parakstu);
- pa pastu, adresējot to personas datu aizsardzības speciālistam: SIA “BITE Latvija” Personas datu aizsardzības speciālistam, Uriekstes iela 2a-24, Rīga, LV-1005
5. Kādiem nolūkiem, uz kāda tiesiskā pamata un cik ilgi BITE apstrādā Jūsu personas datus?
BITE apstrādā Jūsu personas datus tikai atbilstoši iepriekš nodefinētiem leģitīmiem nolūkiem, tajā skaitā:
5.1. Personāla atlases konkursu rīkošanai un no tiem izrietošo tiesību un pienākumu realizēšanai
Šī nolūka ietvaros Mēs ievācam CV (profesionālās dzīves gājuma apraksts) un tam pievienotos dokumentus no pretendentiem, sazināmies ar pretendentiem, organizējam intervijas ar pretendentiem, ar pretendentu piekrišanu saglabājam CV citiem konkursiem, kā arī lai spētu aizstāvēt savas intereses jebkādu prasījumu gadījumā, Mēs saglabājam datus, lai atbildētu uz pretenzijām un ierosinātām lietām tiesās.
Apstrādātie personas dati:
Vārds, uzvārds, kontaktinformācija (e-pasts, tālruņa Nr.), CV un visa pieteikuma dokumentos iekļautā informācija - izglītība, darba pieredze, prasmes; kā arī cita informācija, kas varētu būt būtiska attiecīga amata izpildei un atbilstošākā pretendenta noskaidrošanai. Aicinām pretendentus nesniegt tādu informāciju, kas nav nepieciešama sākotnējā personāla atlases procesā – personas kods vai dzimšanas datums, informācija par ģimenes stāvokli vai īpašu kategoriju dati, piemēram, par dalību arodbiedrībā vai veselības dati.
Apstrādes tiesiskais pamats:
1) Piekrišana - pieteikuma dokumentu iesniegšanai, kā arī glabāšanai 1 gadu pēc atlases beigām (Vispārīgās datu aizsardzības regulas 6. panta 1. punkta a) apakšpunkts);
2) BITE leģitīmās intereses - atrast vispiemērotāko pretendentu izsludinātajai vakancei, kā arī pierādījumu nodrošināšana, iespējamo prasījumu gadījumā un attiecībā uz pieprasāmās informācijas apjomu (Vispārīgās datu aizsardzības regulas 6. panta 1. punkta f) apakšpunkts);
3) juridiska pienākuma izpilde – Vispārīgās datu aizsardzības regulas 6. panta 1. punkta c) apakšpunkts) – atsevišķos gadījumos uz atsevišķiem datu veidiem, ja normatīvie akti nosaka obligātās prasības konkrētam amatam (piemēram attiecībā uz sodāmības informācijas pārbaudi saskaņā ar Apdrošināšanas un pārapdrošināšanas izplatīšanas likums noteiktiem darbiniekiem vai kredītvēstures pārbaudi, ja tā nepieciešama saskaņā ar normatīvajiem aktiem);
d) Pārziņa pienākumu izpilde un tiesību realizācija nodarbinātības jomā (Vispārīgās datu aizsardzības regulas 9.panta 2.punkta b) apakšpunkts) – attiecībā uz īpašu kategoriju datu (veselības dati) apstrādi, ja normatīvie akti amata ieņemšanai paredz attiecīgas prasības.
Apstrādes ilgums:
6 mēneši pēc atlases konkursa beigām vai 1 gads pēc atlases konkursa beigām, ja pretendents piekritis CV saglabāšanai citiem konkursiem.
5.2. Tiešā atlases procesa nodrošināšanai
Tiešā atlases procesa (“head hunting”) nodrošināšanai BITE var izmantot profesionālo platformu sniegtās priekšrocības, meklējot un piesaistot profesionāļus uzņēmuma darbībai īpaši būtiskām amata pozīcijām, tādēļ personas dati par potenciālo pretendentu var tikt iegūti arī citā veidā – no personāla atlases uzņēmumiem vai personām, kas sniedz personāla atlases pakalpojumus, no profesionālajiem sociālajiem tīkliem, piemēram, LinkedIn vai citām publiski pieejamām platformām, ja potenciālais pretendents informāciju par sevi ir publiskojis un nav liedzis pieeju šai informācijai trešajām personām. BITE (vai BITE sadarbības partneris tiešās atlases veikšanā) pieejamo informāciju varētu izvērtēt un intereses gadījumā sazināties ar potenciālo pretendentu, lai izteiktu piedāvājumu kandidēt uz noteiktu amatu.
Apstrādātie personas dati:
Vārds, uzvārds, izglītība, pieredze, zināšanas, amats, kontaktinformācija.
Apstrādes tiesiskais pamats:
BITE leģitīma interese - atrast augsti kvalificētus, pieredzējušus, profesionālus darbiniekus vadošajiem amatiem (Vispārīgās datu aizsardzības regulas 6. panta 1.punkta f) apakšpunkts).
Apstrādes ilgums:
6 mēneši pēc atlases konkursa beigām vai 1 gads pēc atlases konkursa beigām, ja pretendents piekritis informācijas saglabāšanai citiem konkursiem.
5.3. Pretendentu atrašanai “Darba tinderī”
Pretendentu piesaistei BITE var izmantot arī trešās puses nodrošināto platformu darba devējiem un darba meklētājiem – “Darba tinderi”, lai sazinātos un izvērtētu tos pretendentus, kuri ir reģistrējušies, patstāvīgi izveidojuši savu profilu trešās puses nodrošinātā servisā (“Darba tindera” platformā) un atsaukušies uz BITE izsludināto amatu.
Apstrādātie personas dati:
Vārds, uzvārds, kontaktinformācija un apraksts, attēls, CV (apstrādāto datu apjoms ir atkarīgs no paša pretendenta, no tā informācijas apjoma, ko pretendents ir pievienojis).
Apstrādes tiesiskais pamats:
BITE leģitīma interese – sazināties ar pretendentiem, kuri paši atsaukušies uz BITE sludinājumu un vērtēt pretendenta piemērotību attiecīgajai vakancei (Vispārīgās datu aizsardzības regulas 6. panta 1.punkta f) apakšpunkts)
Apstrādes ilgums:
Tinder Moodle sistēmā dati tiek dzēsti tiklīdz beidzas akcijas termiņš. Pēc tālākās informācijas apstrādes Personāla atlases darbinieki datus dzēš - ievērojot termiņus kā pie 5.1. norādītā atlases procesa.
5.4. Atsauksmju ievākšanai par pretendentu
Personāla atlases procesa ietvaros, lai novērtētu pretendenta piemērotību amatam, BITE var sazināties ar paša pretendenta norādītiem atsauksmju sniedzējiem, lai ievāktu un izvērtētu atsauksmes. Tādējādi atlases procesā tiek apstrādāti ne tikai paša pretendenta personas dati, bet arī personas dati par tām personām, kuras pretendents norādījis atsauksmju sniegšanai. Ja pretendents norāda atsauksmes sniedzēja informāciju, pretendenta pienākums ir informēt attiecīgo atsauksmes sniedzēju, ka viņa informācija ir nodota BITE un ka BITE pārstāvis varētu sazināties, lai lūgtu atsauksmi.
Apstrādātie personas dati:
Par pretendentu: vārds, uzvārds, amats, pieredze, atsauksmes sniedzēja atsauksme;
Par atsauksmes sniedzēju: vārds, uzvārds, darba vieta, amats, kontaktinformācija – tālruņa numurs un/vai e-pasts, sniegtā atsauksme.
Apstrādes tiesiskais pamats:
BITE leģitīma interese – atsauksmju izvērtēšana, pretendenta piemērotības noskaidrošana, ievērojot līdzsvaru starp pārziņa un pretendenta interesēm, saziņa notiek tikai ar paša pretendenta norādītiem atsauksmju sniedzējiem (Vispārīgās datu aizsardzības regulas 6. panta 1.punkta f) apakšpunkts).
Apstrādes ilgums:
Ja tiek noslēgts darba līgums – līdz darba līguma noslēgšanai;
Ja netiek noslēgts darba līgums – līdz atlases noslēgumam, vai kandidatūras atcelšanai.
5.5. Darba līguma noformēšanai ar atlases konkursu izturējušiem pretendentiem
Attiecībā uz tiem pretendentiem, kuri atzīti par piemērotiem paredzētajam amatam un ir uzvarējuši personāla atlases konkursā, tiek pieņemts lēmums noslēgt darba līgumu. Darba līguma slēgšanai nepieciešams pieprasīt un apstrādāt plašāku informācijas apjomu, lai atbilstoši noformētu darba līgumu un izpildītu normatīvo aktu prasības. Šī nolūka ietvaros mēs ievācam informāciju, kuru nepieciešams iekļaut darba līgumā un tā pielikumos, veicam Jūsu identifikāciju, pārbaudām Jūsu kvalifikāciju apliecinošus dokumentus, ja darba veikšanai nepieciešama īpaša kvalifikācija un noformējam darba līgumu.
Apstrādātie personas dati:
Vārds, uzvārds, personas kods, dzīvesvietas adrese, tālruņa numurs, darba tiesisko attiecību sākuma datums, darba tiesisko attiecību paredzamais ilgums (ja uz noteiktu laiku līgums), darba vieta, amats, specialitāte (profesija - profesijas kods), veicamo darba pienākumu apraksts, darba kontaktinformācija, darba samaksas apmērs un izmaksas laiks, nolīgtais darba laiks, e-pasts, bankas konta numurs, VID kods (pieņemts darbā), cita informācija, piemēram, informācija par izglītību un kvalifikāciju, ja darba veikšanai nepieciešama īpaša izglītība vai kvalifikācija; nepieciešamības gadījumā, veselības dati.
Apstrādes tiesiskais pamats:
Līguma ar datu subjektu noslēgšana (Vispārīgās datu aizsardzības regulas 6. panta 1. punkta b) apakšpunkts);
Juridiska pienākuma izpilde (Vispārīgās datu aizsardzības regulas 6.panta 1.punkta c) apakšpunkts) – attiecībā uz darba līgumā atspoguļojamo informāciju un tiesību aktos noteiktajām kvalifikācijas prasībām, kā arī ziņošana par nodarbinātības faktu valsts iestādēm (piem., Valsts Ieņēmumu Dienestam);
Pārziņa pienākumu izpilde un tiesību realizācija nodarbinātības jomā (Vispārīgās datu aizsardzības regulas 9.panta 2.punkta b) apakšpunkts) – attiecībā uz īpašu kategoriju datu (veselības dati) apstrādi.
Apstrādes ilgums:
Kamēr spēkā darba tiesiskās attiecības un līdz 75 gadiem pēc darba tiesisko attiecību izbeigšanās.
5.6. Drošības nodrošināšana, mantisko interešu aizsardzība un jebkāda veida apdraudējuma novēršana personu ar likumu aizsargātajām interesēm
Šī nolūka ietvaros mums ir nepieciešams veikt videonovērošanu mūsu pārvaldītajos īpašumos savu un trešo personu leģitīmo interešu nodrošināšanai, kā arī kontrolēt piekļuvi mūsu biroja telpām, izsniedzot piekļuves čipus.
Apstrādātie personas dati:
Video ierakstos esoši dati: izskats (attēls), atrašanās vieta, laiks, rīcība (uzvedība) Piekļuves kontroles sistēmās fiksētie dati par telpu apmeklējumu, ja tiek izmantots apmeklētāja piekļuves čips: datums, vārds, uzvārds, čipa numurs un paraksts reģistrācijas žurnālā par saņemšanu.
Apstrādes tiesiskais pamats:
BITE un trešo personu leģitīmas intereses – aizsargāt gan uzņēmuma, gan arī apmeklētāju un darbinieku ar likumu aizsargātās intereses, tajā skaitā arī materiālās vērtības, lai tās netiktu nozagtas vai sabojātas, bet gadījumos, kad tas notiek – konstatēt pārkāpēju, iegūt pierādījumus videoieraksta veidā, izmantot iespēju vērsties pret pārkāpēju kriminālprocesa, administratīvā pārkāpuma procesa un/vai civilprocesa ietvaros vai izsniegt šādu informāciju tiesību aizsardzības iestādēm (piemēram, Valsts policijai, prokuratūrai, KNAB, VDD, tiesai u.c.) pēc rakstveida pamatota pieprasījuma vai pēc savas iniciatīvas ar likumu aizsargāto interešu aizskāruma gadījumā (Vispārīgās datu aizsardzības regulas 6. panta 1.punkta f) apakšpunkts).
Apstrādes ilgums:
Līdz 90 dienām.
5.7. Citu ar personāla atlasi saistītu būtisku leģitīmu interešu nodrošināšanai
Ja personāla atlases procesa gaitā tiek konstatēta pretendenta neētiska, negodprātīga vai pat prettiesiska rīcība, attiecīgā informācija atkarībā no būtiskuma var tikt saglabāta, lai turpmākajos atlases procesos pasargātu uzņēmumu no nepieļaujamas rīcības izraisītiem riskiem.
Apstrādātie personas dati:
Vārds, uzvārds, telefona numurs, pretendenta pieteikšanās datums, komentārs par atlases procesā konstatēto rīcību.
Apstrādes tiesiskais pamats:
BITE leģitīma interese - pasargāt uzņēmumu no neētiskas, negodprātīgas vai pat prettiesiskas rīcības izraisītiem riskiem turpmākajos atlases procesos (Vispārīgās datu aizsardzības regulas 6. panta 1.punkta f) apakšpunkts).
Apstrādes ilgums:
Pastāvīgi.
6. Kā mēs iegūstam personas datus?
Personas datus BITE var iegūt kādā no sekojošiem veidiem:
1. no pretendenta paša, pretendentam iesniedzot pieteikumu un CV dalībai konkursā uz vakanto amatu;
2. no mūsu sadarbības partneriem, ko izmantojam personāla atlases procesā (platformu uzturētāji, darbā iekārtošanas uzņēmumi u.c.);
3. no trešo pušu uzturētiem publiski pieejamiem avotiem, galvenokārt, LinkedIn vai cita avota, kurā pretendents ir norādījis informāciju par sevi;
4. no atsauksmes sniedzēja – ja pretendents ir norādījis atsauksmes sniedzēju;
5. no pretendenta par atsauksmes sniedzēju, ja pretendents ir norādījis atsauksmes sniedzēja personas datus atsauksmju saņemšanai;
6. savstarpēja līguma slēgšanas procesā, iegūstot datus no pretendenta, ar kuru tiks slēgts darba līgums;
7. no datu subjekta, ja datu subjekts iesniedz mums kādus iesniegumus, e-pastus, zvana mums;
8. BITE pārvaldīto telpu apmeklējuma gadījumā - no videonovērošanas ierakstiem un piekļuves kontroles sistēmām.
7. Vai personas datu sniegšana ir obligāta?
Jums ir brīva izvēle pieteikties vai nepieteikties izsludinātajai vakancei. Ja izvēlaties pieteikties konkrētai vakancei noteiktas informācijas sniegšana ir nepieciešama ( vismaz – vārds, uzvārds, kontaktinformācija, izglītība, darba pieredze un prasmes), lai mēs spētu izvērtēt pretendentus un pieņemt ar personāla atlasi saistītus lēmumus. Pretendentam ir tiesības jebkurā laikā atsaukt savu piekrišanu, tai skaitā, atsaukt savu dalību personāla atlases procesā, informējot par to BITE (rakstot e-pastu: darbs@bite.lv).
8. Kā BITE apstrādā personas datus?
Pretendentu personas dati tiek apstrādāti, ņemot vērā datu konfidencialitātes un drošības prasības, īstenojot atbilstošus tehniskus un organizatoriskus glabāšanas pasākumus, lai pēc iespējas novērstu nesankcionētu piekļuvi pretendentu personas datiem vai to izmainīšanu, personas datu nepareizu izmantošanu vai izpaušanu, kā arī personas datu nelikumīgu iznīcināšanu vai nejaušu nozaudēšanu.
BITE darbiniekiem, kas veic kandidātu personas datu apstrādi, ir noteikts pienākums ievērot stingru konfidencialitāti.
9. Kādiem saņēmējiem Jūsu personas dati ir pieejami?
BITE veic nepieciešamos pasākumus, lai apstrādātu Jūsu personas datus atbilstoši piemērojamiem tiesību aktiem un nodrošinātu, ka Jūsu personas datiem nepiekļūst trešās personas, kurām nav atbilstoša tiesiskā pamata Jūsu personas datu apstrādei. Jūsu personas datiem, pēc nepieciešamības, varētu piekļūt:
1. mūsu darbinieki vai tieši pilnvarotās personas, kurām tas nepieciešams darba pienākumu izpildei, piemēram, grāmatveži, tiešie vadītāji, personāla nodaļas darbinieki;
2. sadarbības partneri un personas datu apstrādātāji atbilstoši to sniegtajiem pakalpojumiem un tikai nepieciešamā apjomā, piemēram, platformas Teamtailor nodrošinātājs, auditori, finanšu vadības un juridiskie konsultanti, datu bāzes tehniskie uzturētāji, citas personas, kuras ir saistītas ar BITE personāla atlases procesu;
3. valsts un pašvaldības iestādes tiesību aktos noteiktos gadījumos, piemēram, tiesībsargājošās iestādes, Valsts ieņēmumu dienests u.c.
10. Kādas ir Jūsu tiesības kā datu subjektam?
Piekrišanas atsaukšana:
Ja Jūsu personas datu apstrāde pamatojas uz Jūsu doto piekrišanu, Jums ir tiesības jebkurā brīdī to atsaukt un mēs turpmāk Jūsu personas datus, kurus apstrādājām uz piekrišanas pamata, vairs attiecīgam nolūkam neapstrādāsim. Tomēr informējam, ka piekrišanas atsaukšana nevar ietekmēt tādu personas datu apstrādi, kura ir nepieciešama normatīvo aktu prasību izpildei vai kura pamatojas uz līgumu, mūsu leģitīmām interesēm vai citiem normatīvajos aktos noteiktajiem pamatiem likumīgai datu apstrādei. Jūs varat arī iebilst Jūsu personas datu apstrādei, ja personas datu apstrāde ir balstīta uz leģitīmām interesēm.
Personas datu atjaunošana: Ja ir notikušas izmaiņas personas datos, kurus Jūs esat mums snieguši, piemēram, izmaiņas saziņas adresē, telefona numura vai e-pasta maiņa, lūdzam Jūs sazināties ar mums un iesniegt aktuālos datus, lai mēs varētu sasniegt attiecīgos personas datu apstrādes nolūkus.
Jūsu tiesības piekļūt saviem personas datiem un pārvaldīt tos. Saskaņā ar Vispārīgās datu aizsardzības regulas noteikumiem Jums ir tiesības piekļūt saviem personas datiem, kas ir Mūsu rīcībā, pieprasīt to labošanu, dzēšanu, apstrādes ierobežošanu, iebilst pret Jūsu datu apstrādi, kā arī tiesības uz datu pārnesamību Vispārīgā datu aizsardzības regulā noteiktajos gadījumos un kārtībā. Mēs cienām šīs Jūsu tiesības piekļūt saviem personas datiem un tos pārvaldīt, tāpēc, Jūsu pieprasījuma saņemšanas gadījumā, mēs uz to atbildēsim normatīvajos aktos noteiktajos termiņos (parasti ne vēlāk kā viena mēneša laikā, ja nav kāds īpašs pieprasījums, kas prasa ilgāku laiku, lai sagatavotu atbildi), un, ja tas būs iespējams, tad attiecīgi labosim vai izdzēsīsim Jūsu personas datus.
Jūs varat iegūt informāciju par pie mums esošiem Jūsu personas datiem vai realizēt citas savas kā datu subjekta tiesības, kādā no sekojošiem veidiem:
1. iesniedzot attiecīgu iesniegumu klātienē un identificējot sevi Mūsu birojā pēc adreses: Uriekstes iela 2A-24, Rīga, LV-1005, katru darba dienu no plkst.09:00 līdz 18:00 (piektdienās no plkst.9:00 līdz 17:00);
2. iesniedzot attiecīgu iesniegumu, nosūtot to mums pa pastu uz sekojošu adresi: SIA “BITE Latvija”, Uriekstes iela 2A-24, Rīga, LV-10053 ar norādi BITE datu aizsardzības speciālistam par “kandidātu datu apstrādi”;
3. iesniedzot attiecīgu iesniegumu, nosūtot to uz mūsu e-pastu: privacy@bite.lv - ieteicams parakstīt to ar drošu elektronisko parakstu un iekļaut norādi par “kandidātu datu apstrādi”.
Saņemot Jūsu iesniegumu mēs izvērtēsim tā saturu un Jūsu identificēšanas iespēju, un atkarībā no attiecīgas situācijas paturam iespēju lūgt Jūs papildus sevi identificēt, lai nodrošinātu Jūsu datu drošību un nepieļautu datu izpaušanu citai personai.
Ja Jums ir kādi jautājumi vai iebildumi saistībā ar BITE veikto personas datu apstrādi, aicinām vispirms vērsties pie BITE. Ja tomēr uzskatāt, ka nav bijis iespējams savstarpēji atrisināt radušos problēmjautājumu un aizvien uzskatāt, ka BITE pārkāpj Jūsu kā Datu subjekta tiesības uz personas datu aizsardzību, Jums ir tiesības iesniegt sūdzību Datu valsts inspekcijai. Iesniegumu paraugus Datu valsts inspekcijai un citu saistītu informāciju Jūs varat atrast Datu valsts inspekcijas mājas lapā: https://www.dvi.gov.lv/lv/iesniegumu-paraugi
11. Vai ir paredzēts personas datus apstrādāt ārpus Eiropas Savienības vai Eiropas Ekonomiskās zonas?
Mēs nenododam datus uz valstīm, kas atrodas ārpus Eiropas Savienības vai Eiropas Ekonomiskās zonas.
12. Vai personāla atlases procesā notiek automatizētu lēmumu pieņemšanā?
Mēs Jūsu datus neizmantojam automatizētu lēmumu pieņemšanā – visi personāla atlasē pieņemtie lēmumi notiek ar atbildīgā personāla daļas darbinieka personisku iesaisti.
13. Privātuma politikas izmaiņas
BITE ir tiesības veikt izmaiņas šajā Privātuma politikā. Privātuma politikas aktuālā redakcija ir pieejama BITE mājas lapā www.bite.lv sadaļas “Jurists lūdza pateikt” apakšsadaļā “Privātuma politika”.
